Brilian-news.id | BONDOWOSO – Lapas Kelas IIB Bondowoso, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Jawa Timur, melaksanakan kegiatan penataan dan pembenahan gudang arsip sebagai bagian dari upaya meningkatkan kerapian serta keteraturan administrasi. Kegiatan ini dilaksanakan langsung di ruang arsip dan melibatkan jajaran staf kepegawaian, dibantu oleh peserta Magang Nasional Batch 2 yang turut berkontribusi dalam proses teknis penataan dokumen (06/12).
Penataan arsip dilakukan secara menyeluruh dengan fokus pada beberapa aspek penting, di antaranya pengecekan kelengkapan data pegawai, pemilahan dokumen berdasarkan tahun, serta penataan ulang arsip sesuai kategori dan ruangan. Langkah ini menjadi upaya nyata Lapas Bondowoso dalam menjaga kualitas tata kelola administrasi yang efektif, tertib, dan mudah diakses.
Selama proses berlangsung, kegiatan penataan arsip ini berada dalam pengawasan langsung Kasubbag TU, Dony Purwanto. Kehadiran beliau memastikan seluruh prosedur penataan arsip dilakukan sesuai standar serta mengikuti aturan pengelolaan dokumen yang berlaku di Kemenimipas.
Dony Purwanto selaku Kasubbag TU menyampaikan bahwa kegiatan penataan arsip ini merupakan bagian dari program pembenahan dokumen yang rutin dilakukan. Ia menjelaskan bahwa Lapas Bondowoso melakukan pemilahan arsip untuk mengklasifikasikan dokumen kepegawaian, administrasi, dan dokumen pendukung lainnya, termasuk dokumen yang nantinya akan melalui proses pemusnahan.
Menurutnya, pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan ketentuan masa retensi dokumen. Arsip yang telah berusia lebih dari lima tahun dan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi akan dimusnahkan. Kebijakan ini diterapkan untuk mengurangi penumpukan dokumen serta memberikan ruang yang lebih efisien bagi penyimpanan arsip aktif dan arsip penting lainnya.
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan tata kelola arsip di Lapas Kelas IIB Bondowoso semakin tertib, rapi, dan mampu mendukung kelancaran pelayanan administrasi di lingkungan pemasyarakatan. Penataan yang dilakukan secara berkala juga diharapkan dapat meningkatkan kualitas manajemen data serta memperkuat akuntabilitas lembaga dalam menjalankan tugas dan fungsi Pemasyarakatan.
